Einmal im Jahr müssen Vermieter die Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter erstellen. Hieraus ergeben sich Nachforderungen des Vermieters oder Rückzahlungen an den Mieter. Eine falsche Nebenkostenabrechnung kann für den Wohnungseigentümer teuer werden, weshalb hier besonders akkurat gearbeitet werden muss. Vor allem neue Immobilienbesitzer sind häufig überfragt, welche Pflichten sie haben und wie sie am besten beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung vorgehen müssen. Aus diesem Grund hat Der Mietercheck in diesem Beitrag alles Wissenswerte zusammengefasst, damit Sie als Vermieter keine bösen Überraschungen erleben.
Grundlage für die Nebenkostenabrechnung ist der Mietvertrag
Der Gesetzgeber hat bereits im BGB Vorgaben für die Nebenkostenabrechnung gemacht, welche den Vermietern einige Rechte und Pflichten auferlegen. Als Basis der Nebenkostenabrechnung muss allerdings bereits der Mietvertrag gesehen werden, da hier festgelegt wird, welche Kosten der Mieter zu tragen hat. Zu beachten ist, dass sowohl Betriebs- als auch Nebenkosten in einem Mietvertrag zu benennen sind.
Aufzuzählen sind im Mietvertrag daher zunächst alle Betriebskosten, welche nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind. Es ist zwar möglich, dass der Vermieter auf die detaillierte Angabe aller Betriebskosten verzichtet und stattdessen auf die beizufügende Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweist, die detaillierte Aufschlüsselung im Mietvertrag schafft aber Gewissheit und Transparenz für den Mieter. Auf jeden Fall ist der Vermieter aber verpflichtet, anzugeben, dass der Mieter die Betriebskosten zu zahlen hat, andernfalls bleibt der Vermieter auf diesen Kosten sitzen.
Außerdem lassen sich auch Kosten, welche nicht explizit in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind, auf die Mieter umlegen. Hierzu zählt zum Beispiel die Wartung der Rauchmelder oder anderen technischen Geräten, welche Teil der Wohnung sind. Ein expliziter Verweis auf diese Kosten im Mietvertrag ist aber dringend notwendig. Außerdem erfolgt die Abrechnung der Betriebskosten nach einem Verteil- oder Umlageschlüssel. Hier bietet sich an, die Kosten nach Anzahl der Mieter, Wohneinheiten oder nach Wohnfläche zu verteilen.
Welche Fristen hat ein Vermieter?
Für den Vermieter ist es wichtig, dass er die Nebenkostenabrechnung möglichst zügig erstellt. Der Gesetzgeber gibt Vermietern eine Frist von einem Jahr zur Erstellung der Abrechnung und Mietern die Möglichkeit, diese ihrerseits ein Jahr lang anzufechten. Daher ist es wichtig, diese Frist nicht verstreichen zu lassen, da im Falle einer Nachzahlung kein Anspruch mehr besteht. Die Verjährungsfrist einer Nebenkostenabrechnung beträgt hingegen drei Jahre. Des Weiteren muss die Abrechnung formell in Ordnung sein. Zahlreiche Urteile des BGHs haben hier bereits Klarheit geschaffen, so dass in der Regel bei Nebenkostenabrechnungen klar ist, wie sie formell strukturiert sein und was sie beinhalten müssen.
Die korrekte Nebenkostenabrechnung
Das wichtigste ist zunächst, dass die Nebenkostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbar ist. Daher müssen die einzelnen Kosten aufgeschlüsselt und exakt angegeben werden. Eine Gesamtsumme der Nebenkosten oder Betriebskosten anzugeben reicht daher nicht aus. Positiv ist jedoch, dass die Wohnungseigentümer keine Nachweise oder Belege über die Kosten an den Mieter übergeben müssen. Auf Verlangen ist diesem aber eine Einsicht zu gewähren – vorkommen tut dies aber nur in den seltensten Fällen.
Mit einzuberechnen sind natürlich die bereits geleisteten Zahlungen. Da Mieter in der Regel verpflichtet sind, die Neben- bzw. die Betriebskosten im Voraus zu entrichten, müssen diese Vorauszahlungen verrechnet werden. Eine Anpassung der zukünftigen Vorauszahlungen anhand der aktuellen Abrechnung ist selbstverständlich ohne weiteres möglich und erfordert lediglich einen Zusatz in der Abrechnung. Ferner müssen die im Mietvertrag aufgeführten Umlageschlüssel oder Verteilerpositionen benannt werden, da der Gesetzgeber auf eine transparente Abrechnung für den Mieter besteht. Auf diese Weise kann dieser überprüfen, welchen Anteil er im Verhältnis zu den übrigen Wohnungen im Haus an Müllabfuhr, Hausmeister oder dergleichen zu entrichten hat.
Was gibt es sonst noch zu beachten?
Grundsätzlich hat ein Mieter keinen Anspruch auf Kopien der Belege. Eine Ausnahme besteht jedoch, wenn eine Belegeinsicht – auf welche der Mieter hingegen einen Anspruch hat - nur schwer zu realisieren ist. Dies ist der Fall, wenn die Distanz zwischen Mieter und Vermieter zu groß ist. Des Weiteren kümmern sich viele Vermieter nicht selbst um die Abrechnung, sondern lassen diese Aufgabe Hausverwaltern bzw. der Buchhaltung zukommen. Diese Kosten sind kein Teil der Betriebskostenabrechnung und können daher nicht auf die Mieter umgelegt werden. Außerdem können nicht nur Vermieter, sondern auch Mieter auf eine Anpassung der Nebenkosten bestehen. Sollten Vermieter vorsorglich eine zu hohe Nebenkostenvorauszahlung verlangen, so sollten sie spätestens nach der ersten Abrechnung mit einer Forderung nach einer Anpassung durch den Mieter rechnen.
Das Wichtigste zusammengefasst
Für Vermieter ist zunächst die Einhaltung von Fristen sowie die detaillierte Aufschlüsselung der Betriebs- und Nebenkosten relevant. Dies wirkt zunächst natürlich lästig, schafft aber gleichzeitig Transparenz und Vertrauen beim Mieter. Außerdem sollten Vermieter sich bereits bei der Erstellung des Mietvertrages Gedanken über die Betriebskosten machen. Zwar kann hier auf die Betriebskostenverordnung verwiesen werden, bei den Zusatzkosten müssen Vermieter aber besonders Acht geben: Werden diese nicht explizit aufgeführt, haben Vermieter keinen Anspruch mehr darauf, dem Mieter diese Kosten in Rechnung zu stellen.
